Aufträge in imofix.io: Ihre Kurzanleitung
Auftrag erhalten
Alle Aufträge erhalten Sie per Email, in welcher sich ein Link befindet über den Sie den Auftrag öffnen können.
– Der Absender ist die jeweilige Liegenschaftsverwaltung, welche Ihnen den Auftrag erteilt
Auftrag öffnen
1. Auftrag öffnen
In jeder Auftrags-Email findet sich der Link zum Auftrag, mit welchem Sie den Auftrag in einem Browser (Chrome, Edge, Firefox) öffnen können.
Je nachdem ob sie das erste Mal einen Auftrag für die jeweilige Liegenschaftsverwaltung öffnen, können Sie sich registrieren oder einloggen.
Registration: Nur 1x pro Benutzer / Liegenschaftsverwaltung
Wenn Sie das erste Mal einen Auftrag (pro Liegenschaftsverwaltung das erste Mal) öffnen, müssen Sie sich registrieren.
1. Klicken Sie den Auftragslink
2. Füllen Sie das kurze Registrationsformular aus und nutzen Sie den Registrationscode aus der Auftragsemail.
Der Registrationscode ist in jeder Auftragsemail und kann mehrfach genutzt werden.
Bitte erstellen Sie pro Benutzer ein Konto mit der persönlichen geschäftlichen E-Mail-Adresse.
Damit wird z.B. für die Liegenschaftsverwaltung ersichtlich, wer schreibt oder den Auftrag annimmt.
Login
Sobald Sie registriert sind, können Sie sich einloggen.
1. Geben Sie ihre E-Mail-Adresse ein und klicken Sie LOGIN-LINK ERHALTEN
2. Sie bekommen eine Email mit einem MagicLink. Klicken Sie diesen und Sie werden automatisch eingeloggt.
- Wenn Sie keinen Link bekommen, prüfen sie bitte ihren SPAM. Der Absender ist support@imofix.io.
- Wenn die Email keinen Link enthält, dann sprechen Sie bitte mit Ihrer IT.
In seltenen Fällen entfernen Firewalls diesen Link.
Per Email Antworten
Wenn Sie auf die Auftragsemail antworten, wird automatisch eine auftragsspezifische Emailadresse verwendet. Somit landen alle Mitteilungen direkt zentral im jeweiligen Auftrag.
Hinweis:
Diese Email-Adresse ist zusätzlich am Ende jeder Auftragsemail zu finden, wird aber automatisch eingefügt wenn Sie in Ihrem Email-Programm auf antworten klicken.
Auftragsverarbeitung
Auftrag annahmen/ablehnen
Bitte nehmen Sie jeden Auftrag an oder lehnen Sie diesen ab.
Wichtig: Sie können einen Auftrag erst annehmen und später dennoch ablehnen, da sie etwas im Laufe der Auftragsbearbeitung ändert oder neue Erkenntnisse gewonnen werden.
Auftrag annehmen
- interne Referenznummer (optional)
Falls Sie eine interne Auftragsnummer oder Referenz führen, tragen sie diese bitte hier ein.
(Diese Nummer erscheint dann auch auf etwaigen Rechnungen) - Auftrag wird erledigt bis spätestens (optional)
Falls Sie wissen, bis wann oder wann sie den Auftrag wahrscheinlich ausführen werden, können sie das Datum hier eintragen.
Warum: Falls ein Mieter bei der Verwaltung anruft und nach dem aktuellen Stand fragt, kann die Bewirtschaftung den Zeitplan sehen. - Rechnungsstellung
In jedem Auftrag ist transparent an mehreren Stellen sichtbar, ob dieser die Kosten für die digitale Arbeitsvorbereitung auslöst.
Details zu den Kosten finden Sie hier.
- Auftrag wird nach Aufwand oder Offerte verrechnet (standard) – hier wird die Auftragsgebühr durch imofix im Folgemonat fakturiert
- Kleinbetragsrechnung: Rechnung < 90 CHF – hier wird keine Auftragsgebühr verrechnet, da dies unverhältnismässig wäre
- Keine Rechnung (z.B. Garantiefall) – hier wird keine Auftragsgebühr verrechnet, denn wenn Sie keine Rechnung stellen, stellt imofix.io auch keine.
- Keine separate Rechnungsstellung – hier wird keine Auftragsgebühr verrechnet, da sie die Kosten nicht weitergeben können, wenn sie einen fixen Service Vertrag haben.
- Keine separate Rechnungsstellung, zusammengeführt mit weiterem Auftrag an gleicher Adresse – wenn sie mehrer Aufträge zeitgleich nahe an der gleichen Adresse erhalten und sie die Aufträge zusammen ausführen mit einer Rechnung, dann verrechnen wir auch nur 1x die Auftragsgebühr. Daher wählen Sie diese Option nur bei den zusätzlichen Aufträgen und nicht beim „Hauptauftrag“
- Nachricht an Auftraggeber (optional)
Hier können Sie Mitteilung schreiben, die direkt dem Auftraggeber übermittelt wird.
Auftrag ablehnen
Hier können Sie eine kurze Begründung einfügen.
Angenommene Aufträge abschliessen, ändern oder verwerfen
Angenommen Aufträge können Sie:
Auftrag abschliessen
Bitte schliessen Sie alle Aufträge ab.
In diesem Schritt können Sie vorherige Angaben anpassen/ergänzen (z.B. Interne Referenznummer oder Rechnungsstellung) und eine Nachricht und/oder Fotodokumentation anhängen. Bitte hängen Sie keine Rechnungen an.
Auftrag ändern
Wenn Sie eine Änderung des Auftrages wünschen (z.B. Ersatz oder Reparatur oder Kostenlimitanpassung) können Sie dies inkl. ggfs. einem Anhang erbitten.
Auftrag verwerfen
Hiermit verwerfen (=ablehnen) sie einen angenommen Auftrag.
Auftrag drucken / als PDF speichern
- Drucken Sie ihren Auftrag mit oder ohne Fotos.
- Wenn Sie ein PDF erzeugen wollen: Drucken Sie ihren Auftrag mit oder ohne Fotos und nutzen Sie die „Speichern als PDF“ Option ihres Betriebssystems oder wählen Sie den PDF Drucker.
Menü: Auftrag / Nachrichten / Aktivitäten
Hier können Sie zwischen den unterschiedlichen Ansichten wechseln:
- Auftrag, alles zum Auftrag
- Aktivitäten, eine Übersicht aller massgebenden Aktivitäten
- Nachrichten, der Messenger um Nachrichten / Anhänge direkt mit dem Auftraggeber auszutauschen
Offerten
analog zu Aufträgen können Sie auch um eine Offerte gebeten werden. Die Verarbeitung funktioniert analog zu den Aufträgen.
TREFFEN
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Telefon
Sie haben die Wahl: Der Austausch kann physisch, online (z.B. Google Meet, Microsoft Teams) oder per Telefon stattfinden.